1. Veri Sorumlusunun Kimliği
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") uyarınca, kişisel verileriniz; veri sorumlusu sıfatıyla Promer Dijital Bilişim Ltd. Şti.(bundan böyle "Promer" veya "Şirket" olarak anılacaktır) tarafından, aşağıda açıklanan kapsamda işlenebilecektir. Promer Dijital Bilişim Ltd. Şti., Fişkutusu markası altında sunulan fiş/fatura okuma ve Excel / CSV / PDF tablosuna dönüştürme hizmetinin ("Fişkutusu" veya "Platform") işleticisi ve sahibidir.
Bu aydınlatma metni, KVKK'nın 10. maddesinde öngörülen aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesi amacıyla hazırlanmıştır. Platform'u kullanan muhasebeciler/muhasebe ofisleri ("Abone"), Abone'lerin müşterileri ("Müşteri") ve Platform'un ziyaretçileri bakımından ayrı ayrı geçerlidir.
2. Kapsam
Bu metin; Fişkutusu'na kayıt olan muhasebeciler, muhasebecilerin fiş/fatura gönderdiği müşterileri, landing sayfasını ziyaret eden herkes ve Süper Admin panelini kullanan Promer çalışanları için geçerlidir. Fişkutusu, DijiPot dâhil olmak üzere hiçbir başka üründen veri almaz, hiçbir başka ürüne veri aktarmaz; tamamen bağımsız bir veri işleme ortamıdır.
3. İşlenen Kişisel ve Mali Veri Kategorileri
Platform üzerinde aşağıdaki veri kategorileri işlenmektedir:
Kimlik ve iletişim verileri: Ad soyad, e-posta adresi, telefon (varsa), şirket/firma unvanı.
Mali veriler: Fiş ve fatura görüntüleri üzerinde yer alan mağaza/tedarikçi adı, belge tarihi, belge numarası, KDV kırılımı, tutar bilgileri, kalem bazlı ürün/hizmet açıklamaları. Bu belgeler üzerinde VKN (Vergi Kimlik Numarası) veya TCKN (T.C. Kimlik Numarası) yer alıyorsa bu alanlar da ilgili fiş/fatura kaydıyla birlikte saklanır.
Fatura/abonelik verileri: Bireysel/Kurumsal fatura bilgileri, VKN/TCKN, vergi dairesi, adres, ödeme geçmişi (kart numarasının tamamı değil, yalnızca son 4 hane).
İşlem güvenliği verileri: IP adresi, tarayıcı/işletim sistemi bilgisi, oturum ve erişim kayıtları (audit log), rıza metinlerinin hangi sürümünün ne zaman kabul edildiğine ilişkin kayıtlar (consent log).
Görsel veriler: Müşteriler tarafından mobil cihaz üzerinden yüklenen fiş/ fatura fotoğrafları ve PDF belgeleri.
4. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları
Kişisel verileriniz; Platform'un temel işlevi olan fiş/fatura görüntülerinin optik karakter tanıma (OCR) ve büyük dil modeli (LLM) teknolojileriyle yapılandırılmış veriye dönüştürülmesi, bu verinin panele aktarılması, doğrulanması, onaylanması ve Excel/CSV/PDF formatında dışa aktarılması amacıyla işlenir. Ayrıca; abonelik ve ödeme süreçlerinin yürütülmesi, faturalandırma, müşteri desteği, hizmet kalitesinin ölçülmesi (hangi OCR sağlayıcısının daha doğru/uygun maliyetli sonuç verdiğinin karşılaştırılması dâhil), dolandırıcılık ve kötüye kullanımın önlenmesi, yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve hizmet içi istatistiksel analiz amaçlarıyla da işlenmektedir.
5. İşlemenin Hukuki Sebebi
Kişisel verileriniz KVKK m.5/2 kapsamında; bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması (abonelik sözleşmesi), Şirketimizin hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi (fatura/vergi mevzuatı), bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması ve ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaati hukuki sebeplerine dayanılarak işlenmektedir. Müşteri'nin fiş/fatura göndermesi işlemi, ilgili muhasebeci ile Müşteri arasındaki mevcut hizmet ilişkisinin bir uzantısı olarak, açık rıza aranmaksızın sözleşmenin ifası kapsamında gerçekleştirilir.
6. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi
Verileriniz; kayıt formu doldurulması, mobil tarayıcı üzerinden fiş/fatura fotoğrafı yüklenmesi, landing sayfasındaki iletişim formu, ödeme formu ve Platform'a giriş yapılan her oturumda otomatik olarak elektronik ortamda toplanır. Fiziksel bir belge teslimi söz konusu değildir; tüm süreç dijitaldir.
7. Kişisel Verilerin Aktarılması
Fiş/fatura görüntüleriniz ve bunlardan çıkarılan yapılandırılmış veriler, yapay zekâ destekli okuma (OCR/LLM) işlemi için değiştirilebilir bir sağlayıcı katmanı üzerinden seçilen dış hizmet sağlayıcısına (yurt içi ve yurt dışında yerleşik bulut ve yapay zekâ hizmet sağlayıcıları) iletilir; bu aktarım yalnızca belgenin okunması amacıyla, teknik olarak zorunlu asgari veriyle sınırlıdır. Ödeme süreçleri MVP aşamasında tamamen simüle edilmiş (mock) bir mekanizma ile yürütülmekte olup gerçek bir ödeme kuruluşuna veri AKTARILMAMAKTADIR; gerçek bir ödeme sağlayıcısına geçilmesi hâlinde bu metin güncellenecek ve kullanıcılar önceden bilgilendirilecektir. Tüm belge görüntüleri ve veritabanı kayıtları, kendi sunucularımızda barındırılan ve tarafımızca yönetilen veritabanı/depolama altyapısı üzerinde tutulur; bunun dışında hiçbir üçüncü taraf depolama servisine veri aktarılmaz.
Yasal zorunluluk hâllerinde (mahkeme kararı, resmi kurum talebi vb.) kişisel verileriniz yetkili kamu kurum ve kuruluşlarıyla paylaşılabilir.
8. Saklama Süresi
Kişisel verileriniz, işlenme amacının gerektirdiği süre boyunca ve her hâlükârda ilgili mevzuatta öngörülen zamanaşımı süreleri (vergi mevzuatı kapsamında genel olarak 5-10 yıl) boyunca saklanır. Abonelik sona erdikten sonra Abone talebi doğrultusunda verileriniz silinir veya anonim hâle getirilir; yasal saklama yükümlülüğü bulunan kayıtlar (fatura, ödeme kayıtları) ilgili sürenin sonuna kadar saklanmaya devam eder.
9. Veri Güvenliğine İlişkin Tedbirler
Platform, her bir muhasebe ofisinin (kiracının) verisini birbirinden ayıran satır seviyesi erişim politikaları (Row Level Security) kullanır; bir muhasebeci yalnızca kendi müşterilerinin ve fişlerinin verisine erişebilir, başka bir kiracının verisine erişim teknik olarak engellenmiştir. Belge görselleri imzalı, kısa ömürlü bağlantılar üzerinden görüntülenir; imzasız veya süresi dolmuş bağlantılarla erişim reddedilir. Müşteri'nin fiş gönderme linki yalnızca yazma (yükleme) yetkisi taşır, başka bir müşterinin verisini okuma yetkisi vermez. Erişim kayıtları (audit log) tutulur.
10. KVKK Madde 11 Kapsamındaki Haklarınız
KVKK'nın 11. maddesi uyarınca herkes, veri sorumlusuna başvurarak kendisiyle ilgili; kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme, işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme, KVKK m.7'de öngörülen şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme, düzeltme/silme işlemlerinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, işlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme ve kanuna aykırı işleme sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.
Bu haklarınızı kullanmak için İletişimbölümünde belirtilen kanallardan bize ulaşabilirsiniz. Talebiniz, niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır.
11. VERBİS Kaydı
Promer Dijital Bilişim Ltd. Şti., 6698 sayılı Kanun kapsamında Veri Sorumluları Sicili (VERBİS) yükümlülüğü doğduğu takdirde Kişisel Verileri Koruma Kurumu nezdinde kayıt işlemlerini mevzuatta öngörülen süreler içinde tamamlar veya tamamlamaktadır. VERBİS kayıt durumuna ilişkin güncel bilgi, talep hâlinde tarafımızca paylaşılır.
13. Özel Nitelikli Kişisel Veriler
KVKK m.6 uyarınca; ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık kıyafet, dernek/vakıf/sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler "özel nitelikli kişisel veri" sayılır. Fişkutusu'nun tasarımı gereği, Platform'a yüklenen fiş ve fatura görüntüleri normal koşullarda bu tür özel nitelikli veri içermez; belge üzerindeki alanlar mağaza adı, tarih, tutar, KDV kırılımı ve VKN/TCKN ile sınırlıdır. Ancak bir fiş veya fatura görüntüsünün istisnai olarak özel nitelikli veri içermesi ihtimaline karşı (ör. bir sağlık kuruluşundan alınan ve hasta bilgisi barındıran bir fatura), bu tür veriler yalnızca ilgili muhasebe kaydının tutulması amacıyla, aynı teknik ve idari güvenlik tedbirleri altında işlenir ve üçüncü kişilerle paylaşılmaz. Kullanıcılarımızdan, mümkün olduğunca özel nitelikli veri içeren belgeleri Platform'a yüklerken dikkatli olmalarını, gerekmedikçe bu tür belgeleri göndermemelerini rica ederiz.
14. Uluslararası Veri Aktarımı
OCR/LLM okuma katmanında kullanılan yurt içi ve yurt dışında yerleşik bulut ve yapay zekâ hizmet sağlayıcılarının bir kısmının sunucuları yurt dışında bulunabilir. Bu durumda, belge görüntünüz yalnızca okuma işlemi için, teknik olarak zorunlu asgari süre boyunca ilgili sağlayıcıya iletilir. KVKK m.9 kapsamında yurt dışına aktarım, ilgili sağlayıcıyla yapılan sözleşmesel güvenceler ve/veya Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun belirlediği yeterli koruma mekanizmaları çerçevesinde gerçekleştirilir. Kendi sunucularımızda barındırdığımız veritabanı ve depolama altyapısı için ise veri, tarafımızca belirlenen ve işletilen sunucularda tutulur; bu sunucuların konumu ve güvenlik uygulamaları talep hâlinde paylaşılır.
15. Otomatik Karar Verme ve Profilleme
Platform, fiş/fatura üzerindeki alanların okunmasında ve güven skorunun hesaplanmasında otomatik sistemler (OCR/LLM) kullanır. Bu otomatik işleme, doğrudan sizin aleyhinize hukuki bir sonuç doğurmaz; düşük güven skoruna sahip ya da zorunlu alanı eksik olan fişler otomatik olarak "incelenmeli" durumuna alınarak muhasebecinin manuel kontrolüne sunulur ve nihai karar her zaman bir insan (muhasebeci) tarafından verilir. Bu bakımdan Platform, KVKK m.11/g anlamında münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla aleyhinize sonuç doğuran bir profilleme yapmamaktadır.
16. Çocuklara İlişkin Veriler
Fişkutusu, işletmelere ve serbest meslek erbabına yönelik bir B2B hizmettir; 18 yaşından küçük bireylerin hesap açması amaçlanmamıştır. Bir fiş/fatura üzerinde istem dışı olarak küçük bir bireye ait kişisel veri yer alması hâlinde dahi bu veri, yalnızca ilgili mali kaydın bütünlüğü çerçevesinde ve aynı güvenlik tedbirleri altında işlenir.
17. Metin Güncellemeleri
Bu aydınlatma metni, mevzuatta veya Platform'un veri işleme faaliyetlerinde meydana gelebilecek değişiklikleri yansıtmak üzere güncellenebilir. Önemli değişikliklerde kayıtlı e-posta adresiniz üzerinden bilgilendirilirsiniz. Metnin en güncel hâli her zaman bu sayfada, güncelleme tarihiyle birlikte yayınlanır.
18. Abone'nin (Muhasebecinin) Veri Sorumluluğu
Fişkutusu'nu kullanan her muhasebeci/muhasebe ofisi ("Abone"), kendi müşterilerinin ("Müşteri") kişisel ve mali verilerini Platform üzerinden işlemektedir. Bu ilişkide Promer, Abone'nin talimatları doğrultusunda teknik altyapı sağlayan taraf konumundadır; Abone ise kendi müşterileriyle olan ilişkisi bakımından bağımsız bir veri sorumlusu olarak değerlendirilebilir. Bu çerçevede Abone'nin; kendi müşterilerine KVKK m.10 kapsamında gerekli aydınlatmayı yapması, müşterisinin fiş gönderme bağlantısını yalnızca ilgili müşteriyle paylaşması, müşteri verilerini yalnızca muhasebe hizmetinin ifası amacıyla kullanması ve kendi VERBİS yükümlülüğü varsa bunu yerine getirmesi beklenir. Promer, Abone'lerin bu yükümlülüklerini kolaylaştırmak amacıyla, müşteri mobil ekranında ilgili aydınlatma metinlerine bağlantı sunar; ancak Abone'nin kendi müşterileriyle olan hukuki ilişkisinden doğan yükümlülüklerin nihai sorumluluğu Abone'ye aittir. Süper Admin (Promer) ise yalnızca platform bütünlüğü, faturalandırma ve destek amaçlarıyla tüm kiracıların üst düzey abonelik verilerine erişebilir; münferit fiş/fatura içeriğine olağan işleyişte müdahale etmez.
19. Veri Sorumlusuna Başvuru Usulü
KVKK m.11 kapsamındaki haklarınızı kullanmak için başvurunuzu; kimliğinizi tereddüde yer bırakmayacak şekilde tespit edecek bilgi ve belgelerle birlikte, yazılı olarak veya Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun belirlediği diğer yöntemlerle Promer Dijital Bilişim Ltd. Şti.'ne iletebilirsiniz. Başvurunuzda; ad-soyad, başvuru yazılı ise imza, T.C. vatandaşları için TCKN, yabancılar için uyruk/pasaport numarası, tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi, varsa e-posta adresi/ telefon numarası ve talep konusunun açıkça belirtilmesi gerekir. Başvurunuz, talebin niteliğine göre en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır; işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde, Kurul'un belirlediği tarifedeki ücret talep edilebilir.
Hesap sahibi aboneler başvurularını, giriş yaptıktan sonra Panel > Ayarlar > KVKK sekmesinden de iletebilir; talepler kayıt altına alınır ve yasal süre içinde yanıtlanır. Silme taleplerinde, mevzuat gereği saklanması zorunlu kayıtlar (ör. fatura ve ödeme kayıtları) yasal saklama süresi boyunca muhafaza edilir.
20. İletişim
KVKK kapsamındaki talepleriniz için Fişkutusu landing sayfasındaki iletişim formunu kullanabilir ya da Promer Dijital Bilişim Ltd. Şti.'ne yazılı olarak başvurabilirsiniz. Bu metin, hizmet kapsamının veya mevzuatın değişmesi hâlinde güncellenebilir; güncel sürüm her zaman bu sayfada yayınlanır.