1. Giriş
Bu Gizlilik Politikası, Promer Dijital Bilişim Ltd. Şti. tarafından işletilen Fişkutusu ("Platform") hizmetini kullanan muhasebeciler, muhasebe ofisleri, bu ofislerin müşterileri ve landing sayfasını ziyaret eden herkes için geçerlidir. Gizliliğinizi ciddiye alıyoruz; bu belge hangi verileri neden topladığımızı, nasıl sakladığımızı ve haklarınızı nasıl kullanabileceğinizi açık bir dille anlatır. Bu politika, KVKK Aydınlatma Metni'ni tamamlayıcı niteliktedir; iki metin arasında çelişki olması hâlinde KVKK Aydınlatma Metni esas alınır. Bu belgeyi hazırlarken amacımız, hukuki bir metni olabildiğince anlaşılır kılmak ve Platform'u kullanırken verilerinize ne olduğunu net biçimde ortaya koymaktır. Herhangi bir bölümün anlaşılmadığını düşünüyorsanız, iletişim bölümünde yer alan kanallardan bize ulaşarak açıklama talep edebilirsiniz.
2. Hangi Verileri Topluyoruz
Hesap verileri: Ad soyad, e-posta, şifre (yalnızca geri döndürülemez biçimde özetlenmiş/hash'lenmiş hâliyle saklanır, düz metin şifre hiçbir zaman tutulmaz), tercih edilen tema (açık/koyu).
Müşteri ve fiş verileri: Muhasebeci tarafından eklenen müşteri adı ve isteğe bağlı VKN/TCKN; müşterinin gönderdiği fiş/fatura fotoğrafları ve bunlardan otomatik olarak çıkarılan mağaza adı, tarih, tutar, KDV kırılımı, belge numarası ve kalem bilgileri.
Kullanım verileri: Hangi sayfaları ziyaret ettiğiniz, hangi tarayıcı ve cihazı kullandığınız, IP adresiniz, oturum süreniz ve hata/performans günlükleri (log) gibi teknik veriler, hizmetin doğru çalıştığından emin olmak ve sorunları teşhis etmek amacıyla toplanır.
İletişim verileri: Landing sayfasındaki iletişim formunu doldurursanız ad soyad, e-posta, konu ve mesaj içeriğiniz kaydedilir.
3. Çerezler ve Benzeri Teknolojiler
Platform, oturumunuzu açık tutmak için zorunlu (technically necessary) çerezler kullanır; bu çerezler olmadan giriş yapılı kalmanız mümkün değildir ve devre dışı bırakılamaz. Ayrıca, tema tercihiniz (açık/koyu) gibi kullanıcı deneyimini iyileştiren tercih çerezleri kullanılır. Landing sayfasında karşınıza çıkan çerez onay bandında "Reddet" seçeneği varsayılan olarak öne çıkarılmıştır; yalnızca zorunlu çerezler bu seçimde dahi çalışmaya devam eder, çünkü Platform'un temel işlevi için gereklidir. Herhangi bir üçüncü taraf reklam/izleme çerezi kullanılmamaktadır.
4. Verileriniz Nerede Saklanır
Tüm veritabanı kayıtlarınız ve fiş/fatura görüntüleriniz, uçtan uca kendi sunucularımızda barındırılan veritabanı ve depolama altyapısı üzerinde, tarafımızca kurulan ve yönetilen sunucularda (self-hosted) barındırılır. Görsel dosyalar özel (private) bir depolama alanında tutulur; herkese açık, doğrudan erişilebilir bir bağlantı ASLA üretilmez. Bir görsele erişmek istediğinizde, yalnızca birkaç saniye geçerli olan, imzalı ve tek kullanımlık bir bağlantı üretilir; bu bağlantının süresi dolduktan sonra tekrar kullanılamaz. Bu depolama modelinin dışında hiçbir harici bulut depolama servisi kullanılmaz.
5. OCR/LLM Okuma Katmanı
Fiş/fatura görüntünüzün yapılandırılmış veriye dönüştürülmesi için, değiştirilebilir bir sağlayıcı mimarisi kullanılır. Bu, hangi yapay zekâ hizmet sağlayıcısının (yurt içi ve yurt dışında yerleşik bulut ve yapay zekâ hizmet sağlayıcıları veya ileride devreye alınacak kendi sunucularımızda çalışan bir model) kullanıldığının zaman içinde değişebileceği, ancak sizin için görünür sonucun (okunan alanlar) her zaman aynı formatta kalacağı anlamına gelir. Görsel, yalnızca okuma işlemi için ilgili sağlayıcıya iletilir. Sağlayıcının veriyi işleme ve saklama koşulları, kullanılan hizmet planına göre o sağlayıcının kendi kullanım politikalarına tabidir; ilgili politikaya bağlantı talep üzerine paylaşılır. Verilerinizin sağlayıcı tarafından yapay zekâ eğitiminde kullanılmadığı bir hizmet planıyla okunduğu durumlarda bu, panelinizde ve fiş gönderme sayfasında güvenlik rozetiyle ayrıca belirtilir. Sağlayıcı katmanının değiştirilebilir olması, gelecekte daha uygun maliyetli, daha hızlı veya kendi sunucularımızda çalışan bir çözüme geçilmesini teknik olarak kolaylaştırmak amacıyla tasarlanmıştır; bu değişiklik sizin için görünmez şekilde, hizmet kesintisi yaratmadan gerçekleştirilir.
6. Ödeme Verileri
Fişkutusu'nun mevcut (MVP) sürümünde ödeme akışı tamamen simüle edilmiş (mock) bir mekanizmadır. Girdiğiniz kart bilgileri hiçbir gerçek ödeme kuruluşuna iletilmez ve gerçek bir tahsilat yapılmaz; ödeme ekranının sağ üst köşesinde bu durumu belirten bir "TEST MODU" rozeti sürekli görünür durumdadır. Sistem yalnızca önceden tanımlı birkaç test kartı numarasını tanır ve bunlara göre başarılı/ başarısız bir sonuç simüle eder. Gerçek bir ödeme sağlayıcısına (ör. iyzico, PayTR, Stripe) geçilmesi durumunda bu bölüm güncellenecek ve kart verilerinizin yalnızca ilgili sağlayıcının PCI-DSS uyumlu altyapısında işleneceği açıkça belirtilecektir.
7. Üçüncü Taraflarla Paylaşım
Verileriniz; (a) belge okuma işlemi için kullanılan OCR/LLM sağlayıcısı, (b) e-posta doğrulama ve bildirim gönderimi için kullanılan e-posta altyapı sağlayıcısı dışında hiçbir üçüncü tarafla paylaşılmaz. Verileriniz reklam amacıyla satılmaz veya kiralanmaz. Yasal bir zorunluluk (mahkeme kararı, resmi kurum talebi) olmadıkça kamu kurumlarıyla da paylaşım yapılmaz.
8. Çocukların Gizliliği
Fişkutusu, işletmeler ve serbest muhasebeciler için tasarlanmış bir B2B hizmettir ve 18 yaşından küçük kullanıcılara yönelik değildir. Bilerek 18 yaş altı bireylerden veri toplamayız; böyle bir durumun tarafımıza bildirilmesi hâlinde ilgili veriler derhâl silinir.
9. Haklarınız
KVKK Aydınlatma Metni'nde ayrıntılı olarak açıklanan haklarınıza ek olarak; hesabınızı dilediğiniz zaman kapatabilir, müşteri verilerinizin dışa aktarımını talep edebilir veya hesabınızın ve ilişkili tüm verilerin silinmesini isteyebilirsiniz. Silme talepleri, yasal saklama yükümlülüğü bulunan kayıtlar hariç olmak üzere makul bir süre içinde yerine getirilir.
10. Güvenlik Önlemleri
Şifreleriniz tersine çevrilemez biçimde saklanır. Tüm trafik şifreli bağlantı (HTTPS/ 256-bit SSL) üzerinden taşınır. Her muhasebe ofisinin verisi, veritabanı seviyesinde satır bazlı erişim kontrolleriyle diğer ofislerden izole edilmiştir. Süper Admin dışında hiç kimse kiracılar arası veriye erişemez. Düzenli olarak güvenlik gözden geçirmeleri yapılır. Sistem içi rol ayrımı (Süper Admin / Muhasebeci / Müşteri) katı biçimde uygulanır: her rolün erişebileceği ekran ve veri, o rolün ihtiyacı ölçüsünde sınırlandırılmıştır; bir rolün diğerine ait yetkileri kullanabilmesi teknik olarak mümkün değildir.
11. Bu Politikada Değişiklikler
Bu Gizlilik Politikası'nı zaman zaman güncelleyebiliriz. Önemli değişikliklerde, kayıtlı e-posta adresiniz üzerinden veya Platform içinde bir bildirimle bilgilendirilirsiniz. Güncel sürüm her zaman bu sayfada yayınlanır ve sayfanın üstünde "son güncelleme" tarihi belirtilir.
12. Veri İhlali Bildirimi
Kişisel verilerinizin hukuka aykırı biçimde ele geçirilmesi ihtimaline karşı sürekli izleme ve uyarı mekanizmaları işletilir. Böyle bir ihlalin gerçekleşmesi ve sizin haklarınızı olumsuz etkileyebilecek nitelikte olması hâlinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na ve etkilenen kullanıcılara, KVKK ve ilgili Kurul kararlarında öngörülen süre ve usulde (mümkün olan en kısa sürede, gecikmeksizin) bildirimde bulunulur. Bildirimde; ihlalin niteliği, etkilenen veri kategorileri, olası sonuçları ve alınan/ alınacak önlemler açıkça belirtilir.
13. Üçüncü Taraf Bağlantılar
Landing sayfamız, KVKK, Gizlilik Politikası ve Kullanım Koşulları gibi kendi iç sayfalarımız dışında normal koşullarda üçüncü taraf web sitelerine yönlendirme içermez. İleride referans/ortaklık amacıyla harici bir bağlantı eklenmesi hâlinde, bu bağlantıların hedefindeki sitelerin kendi gizlilik uygulamalarından Promer sorumlu değildir; ziyaret ettiğiniz her sitenin kendi gizlilik politikasını incelemenizi öneririz.
14. Erişilebilirlik
Platform arayüzü; okunabilir tipografi, yeterli renk kontrastı ve tutarlı bileşen dili gözetilerek tasarlanmıştır. Açık ve koyu tema seçenekleri, farklı ışık koşullarında ve görsel tercihlerde kullanım kolaylığı sağlar. Erişilebilirlikle ilgili geri bildirimlerinizi iletişim formu üzerinden bize ulaştırabilirsiniz; bu geri bildirimler ürün geliştirme önceliklerimize dâhil edilir.
15. Kullanıcı Sorumlulukları
Hesabınızın güvenliğinden ve müşterilerinize ilettiğiniz fiş gönderme bağlantısının gizliliğinin korunmasından siz sorumlusunuz. Bir muhasebeci olarak, kendi müşterilerinize bu Gizlilik Politikası'nın ve KVKK Aydınlatma Metni'nin içeriği hakkında, gerektiğinde, bilgi vermekle yükümlü olabilirsiniz; Platform bu amaçla ilgili bağlantıları müşteri mobil ekranında görünür şekilde sunar. Şüpheli bir güvenlik olayı fark etmeniz hâlinde derhâl bizimle iletişime geçmenizi rica ederiz.
16. Veri Minimizasyonu İlkesi
Fişkutusu, yalnızca hizmetin ifası için gerekli olan asgari veriyi toplama ilkesini benimser. Örneğin; müşteri ekleme formunda VKN/TCKN alanı isteğe bağlıdır, zorunlu değildir. Mobil fiş gönderme akışı hiçbir kimlik doğrulaması veya hesap oluşturma gerektirmez; müşteri yalnızca kendisine iletilen bağlantıyı kullanarak, kayıt olmadan fiş gönderebilir. OCR/LLM sağlayıcısına iletilen veri yalnızca belge görüntüsüyle sınırlıdır; hesap sahibinin adı, e-postası veya şifresi gibi bilgiler hiçbir zaman OCR sağlayıcısına gönderilmez. Bu ilke, hem KVKK'nın öngördüğü orantılılık ilkesiyle hem de kullanıcı güveniyle doğrudan ilişkilidir.
17. Pazarlama İletişimleri
Fişkutusu, açık rızanız olmaksızın size ticari elektronik ileti (pazarlama e-postası, SMS vb.) göndermez. Kayıt sırasında veya panel içinde ayrı bir onay mekanizması sunulmadıkça, e-posta adresiniz yalnızca hesap işlemleri (doğrulama linki, şifre sıfırlama, önemli sistem bildirimleri) için kullanılır. İleride bir bülten veya ürün duyurusu göndermek istememiz hâlinde, bu yalnızca açık onayınızla ve her zaman kolayca abonelikten çıkabileceğiniz bir bağlantıyla birlikte yapılır.
18. Kayıt Tutma ve Loglama
Platform, güvenlik ve hesap verebilirlik amacıyla belirli işlemlerin (giriş denemeleri, fiş onaylama/reddetme, müşteri ekleme, dışa aktarma, admin işlemleri) kim tarafından, ne zaman, hangi IP adresinden yapıldığını içeren bir denetim kaydı (audit log) tutar. Bu kayıtlar; olası bir güvenlik olayının araştırılması, kötüye kullanımın tespiti ve yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla makul bir süre boyunca saklanır ve yalnızca yetkilendirilmiş Süper Admin rolündeki kullanıcılar tarafından görüntülenebilir. Ayrıca, OCR/LLM sağlayıcısına yapılan her deneme (hangi sağlayıcının kullanıldığı, yanıt süresi, başarılı/başarısız olduğu) ayrı bir teknik günlükte tutulur; bu günlük, sağlayıcı performansının karşılaştırılması ve hizmet kalitesinin iyileştirilmesi amacıyla kullanılır, kişisel veri içermez.
19. Mobil Cihaz İzinleri
Müşteri mobil fiş gönderme ekranı, fiş/fatura fotoğrafı çekebilmeniz için tarayıcınız üzerinden kamera erişimi talep edebilir ya da cihazınızdaki galeriden dosya seçmenize izin verir. Kamera erişimi yalnızca o an çektiğiniz fotoğrafı Platform'a göndermeniz için kullanılır; arka planda sürekli kamera erişimi veya kayıt söz konusu değildir. Kamera iznini reddetmeniz hâlinde, galeriden dosya seçerek fiş göndermeye devam edebilirsiniz. Fişkutusu, cihazınızdaki konum, kişi rehberi veya diğer uygulamalara ait verilere erişim talep etmez.
20. Veri Taşınabilirliği
Fişkutusu'ndan ayrılmayı seçmeniz hâlinde, doğrulanmış ve onaylanmış fiş/fatura verilerinizi Excel veya CSV formatında dışa aktarma özelliğini kullanarak, hesabınız aktif olduğu sürece dilediğiniz zaman kendi bilgisayarınıza indirebilirsiniz. Bu özellik, verilerinizin bize bağımlı kalmadan başka bir muhasebe yazılımına veya arşive taşınabilmesini sağlamak amacıyla bilinçli olarak sağlanmıştır. Hesap kapatma talebiniz işleme alınmadan önce verilerinizi dışa aktarmanızı öneririz; yasal saklama süresi dolan kayıtlar dışında, hesap kapatıldıktan sonra veriler makul bir süre içinde silinir ve bu noktadan sonra dışa aktarım mümkün olmaz.
21. İletişim
Bu politika hakkında sorularınız için landing sayfasındaki iletişim formunu kullanabilirsiniz. Promer Dijital Bilişim Ltd. Şti. olarak, gizliliğinize saygı göstermeyi ve verilerinizi yalnızca açıkladığımız amaçlarla, açıkladığımız şekilde kullanmayı taahhüt ederiz. Bu Gizlilik Politikası, KVKK Aydınlatma Metni ve Kullanım Koşulları ile birlikte okunmalıdır; üç metin de aynı temel ilkeye dayanır: verileriniz yalnızca Fişkutusu hizmetinin ifası için, şeffaf biçimde ve sizin kontrolünüzde işlenir. Herhangi bir belirsizlik durumunda, önce bizimle iletişime geçmenizi; memnun kalmadığınız bir yanıt hâlinde ise Kişisel Verileri Koruma Kurumu'na başvurma hakkınızın saklı olduğunu hatırlatırız.